¿Estás organizando un evento para tu empresa y te gustaría contar con el ponente perfecto? Encontrar al conferenciante que mejor se ajuste a tus objetivos y expectativas no es una tarea sencilla. Sin embargo, con estas seis claves que te desvelamos a continuación descubrirás cómo seleccionar al profesional que resulte satisfactorio tanto para tu empresa como para tus directivos, gerentes y empleados. Comenzamos.

 

1. Tipo de evento, formato y duración

Establece qué tipo de celebración te gustaría organizar (conferencia, panel de entrevistas, mesa redonda…) y durante cuánto tiempo te gustaría que hablase el ponente elegido. Lo más habitual es que los conferenciantes ofrezcan una conferencia de aproximadamente 45 minutos, con unos 15 minutos extra dedicados a preguntas y respuestas.

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2. Audiencia

Estudia cuál es el perfil de la audiencia que acudirá a tu evento. Factores como la edad, la nacionalidad y la cultura del público podrían influir en la comprensión y el impacto del mensaje del conferenciante. Asimismo, tendrás que tener en cuenta cuestiones como el sector al que se dedican los asistentes y su grado de especialización en una determinada materia. Esto te ofrecerá una orientación sobre cuestiones clave, como el tono que debería utilizar el ponente y el grado de tecnicidad con que puede desarrollar su conferencia. En todo caso, el profesional elegido siempre deberá tener carisma, presencia en el escenario y un estilo de narración atractivo.

3. Objetivo del speaker y temática a tratar

Decide qué objetivo te gustaría que cumpliese el conferenciante. ¿Deseas que motive a tu audiencia, que la inspire o que ofrezca un conocimiento más práctico (blockchain, sostenibilidad, digitalización, etc.)? Para asegurarte de que el ponente se adecúa a tus objetivos y necesidades, la opción más sencilla y eficaz es contactar con una agencia de conferenciantes a la que explicar qué tipo de conferenciante estás buscando y obtener una propuesta personalizada a partir de ello. En Thinking Heads, llevamos más de una década aconsejando a empresas y organismos tanto nacionales como internacionales cuáles son los ponentes que mejor se adecúan a sus necesidades y a su presupuesto.

4. El presupuesto

El cuarto paso es determinar qué presupuesto vas a destinar para la contratación del ponente. Un factor determinante en la elección es la siguiente pregunta: ¿prefieres pagar poco por alguien poco conocido o prefieres pagar más por alguien famoso que podría atraer más asistentes?

Los honorarios de los conferenciantes pueden variar desde en función de su trayectoria profesional, su conocimiento respecto al tema que va a tratar, su notoriedad en la industria y también en los medios de comunicación.

Dicho esto, que un ponente tenga honorarios muy altos o que sea reconocido internacionalmente no significa necesariamente que vaya a tener el efecto deseado en tu audiencia y que vaya a cumplir las expectativas que tenías para el evento. Es por ello muy importante que estudies el perfil de los ponentes cuidadosamente, por ejemplo, investigando su presencia offline y online, viendo vídeos de otras conferencias que han impartido en el pasado.

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5. Dónde y cuándo

El quinto lugar es determinar aproximadamente la fecha, hora y lugar en el que se celebrará el evento. Esto será muy importante a la hora de consultar la disponibilidad de los ponentes. Por ejemplo, si deseas contar con un maestro de ceremonias que sea un periodista reconocido y que presenta las noticias de lunes a viernes al mediodía, será complicado que pueda presentar tu evento un día entre semana a las 12h. O si deseas contar con un actor conocido, quizás ya no tenga disponibilidad para los siguientes tres meses porque tiene un rodaje televisivo.

6. Contactar al ponente, saber sus honorarios y conocer su disponibilidad

El sexto paso consiste en contactar con los ponentes en los que estás interesado y consultar sus honorarios y disponibilidad para tu evento. Este paso suele ser muy complicado, especialmente si no tienes contacto directo con la persona que deseas que hable en tu evento. Es por ello que la mayoría de organizadores recurren a una agencia de conferenciantes como Thinking Heads, la cual tiene la facilidad de contactar directamente con los ponentes y consultar rápidamente su disponibilidad para tu celebración.


En conclusión, seleccionar a un ponente dinámico, entretenido e impactante que genere engagement con los asistentes requiere de un proceso profesional que aúne factores tan importantes como el propósito, presupuesto, perfil o expectativas.

Estos seis pasos que te hemos propuesto te servirán de ayuda para elegir al conferenciante perfecto. Sin embargo, si lo que buscas son ponentes que vayan un paso más allá, la mejor opción es contar con una agencia como Thinking Heads, donde te ofreceremos asesoramiento individual y profesionalizado para convertir tu evento en todo un éxito.

 

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