La industria llegó al borde del colapso en 2020, pero ahora está cosechando algunos valiosos resultados

El sector de los eventos se ha encontrado múltiples desafíos en las últimas dos décadas. Como profesional que ha trabajado en esta industria desde junio de 2001, creía que lo había visto todo, incluidos los efectos devastadores de los ataques del 11 de septiembre en EE. UU y el caos absoluto en los eventos de todo el mundo durante la erupción del volcán Eyjafjallajökull en Islandia en abril de 2010 que provocó el cierre prolongado del espacio aéreo europeo por la emisión continuada de cenizas volcánicas (se cancelaron 100.000 vuelos en abril de 2010, con más de 10 millones de personas afectadas).

Antes de la Covid-19, hemos vivido otras epidemias de salud global: el SARS en 2002, la gripe porcina H1N1 en 2009, el MERS en 2012, el ébola en 2014 y el zika en 2015. Pero todas estas crisis sanitarias son insignificantes en comparación con los sucesos de 2020.

La pandemia de Covid-19 ha sido el factor más importante de transformación para el sector de la organización de eventos de los últimos tiempos. De hecho, las restricciones de movilidad y contacto personal han sido un motor de innovación y cambios tecnológicos para la industria que ha tenido beneficios sorprendentes. Aquí se recogen algunos de ellos.

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La evolución de la tecnología

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La rápida evolución de la tecnología ha supuesto un aumento de las plataformas online para ofrecer conferencias virtuales. A continuación se detalla una pequeña selección de algunas de las plataformas disponibles.

  • GoToWebinar
  • WorkCast
  • Zoom
  • ClickMeeting
  • BigMarker
  • WebinarJam
  • vFairs
  • Hopin

Antes de la pandemia dábamos por sentado el valor de las interacciones cara a cara. Ahora, los planificadores de eventos están cambiando su enfoque hacia experiencias híbridas: eventos virtuales y presenciales al mismo tiempo. Es lo mejor de ambos mundos, ya que podemos diseñar eventos que atraigan no solo a la audiencia local sino también a audiencias internacionales. Nuestro público puede hoy conectarse en remoto desde cualquier parte del mundo para disfrutar de los mejores pensadores, con intervenciones en vivo o pregrabadas. 

Los avances tecnológicos también han supuesto un mayor abanico de opciones para los organizadores. Ahora pueden elegir entre conferenciantes en persona y conferenciantes que se conectan de forma virtual adaptándose a sus presupuestos, lo que crea una experiencia de conferencia perfecta al contar con la persona ideal para el evento.

 

Descuentos en superestrellas y más opciones

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Las restricciones de viajes trajeron otro efecto beneficioso inesperado: la posibilidad de contratar a speakers internacionales del más alto nivel a un menor coste, pues se evitaba el traslado en avión. Clientes que antes solo podían soñar con invitar a una celebridad a su evento, debido a los costes asociados, pudieron tener superestrellas en vivo, o pregrabadas, a un coste muy reducido.

Además, los problemas de disponibilidad para los ponentes más solicitados se convirtieron en cosa del pasado. Muchos conferenciantes profesionales que habitualmente tenían  problemas de agenda se podían conectar desde su casa en cualquier momento. Algunos de nuestros conferenciantes han llegado a participar en dos o tres eventos en el mismo día sin tener que salir de su casa. Todavía hoy, algunos prefieren el formato virtual: significa dedicar mucho menos tiempo y pueden aportar contenido de la misma calidad sin necesidad de viajar, especialmente en el caso de eventos que exigen desplazamientos internacionales.

 

Experiencias más efectivas y sostenibles

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Con muchas más personas registrándose y conectándose en eventos online, los organizadores han generado bases de datos de contactos útiles y significativos que pueden rastrear. Estas listas de clientes pueden luego utilizarse para comercializar eventos específicos para clientes específicos y son un activo muy valioso para generar patrocinios o vender entradas para eventos híbridos y online.

Otro de los beneficios de la pandemia tiene que ver con el medioambiente. Durante mucho tiempo, el enorme movimiento de personas del sector de los eventos (asistentes y ponentes) ha sido una pesadilla en lo que respecta a la sostenibilidad. El impacto ambiental de las personas que no viajan a los eventos, sino que los ven desde su silla, es un factor significativo a la hora de reducir el impacto ambiental. La huella de carbono de los eventos virtuales e híbridos es una pequeña parte de la de los eventos presenciales.

 

Una lección de resiliencia y reinvención

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La Covid-19 ha tenido un coste terrible en todos los países y para todas las empresas del mundo. Pero no todo es pesimismo para la industria de los eventos. De hecho, a medida que llegamos al final de esta terrible pandemia y a pesar de los enormes costes humanos y económicos, si algo sabemos de los seres humanos, es que somos resilientes y sabemos reaccionar ante una crisis.

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Quizás la lección más útil y el mayor beneficio que nos ha enseñado la pandemia es el de estar preparados para reinventarnos rápidamente, para no dar nada por sentado y ser capaces de superar situaciones similares en el futuro. Los eventos han vuelto y están aquí para quedarse, ya sea de forma virtual, presencial o híbrida.


 

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